概要
システム監査って、会社のお仕事でめっちゃ大事なことなの！でも、その中でも「文書類の管理」って、一体ナニ？って感じだよね。今回は、そんな難しそうに見える「文書類の管理」を、女子高生目線で超わかりやすく解説しちゃいます！
説明
例えば、クラスでテストがあったとするでしょ？そのテストの結果とか、先生からのコメントとか、全部大事に保管しておかないとダメだよね。それと同じで、会社でも、お仕事で使う書類とか、お客さんとのやり取りの記録とか、めっちゃ大事な書類がいっぱいあるんだ。
システム監査ってのは、その大事な書類がちゃんと管理されてるかどうかをチェックすることなの。だって、もし、大事な書類がなくなっちゃったり、間違った情報が書かれてたら、会社に大きな損害がでちゃうかもしれないもんね。
文書類の管理って、具体的にどんなことするの？
- 書類の整理: まずは、書類を種類別に整理することから始まるよ。例えば、お客さんからの問い合わせの記録は、お客さんごとにファイルに分けるとかね。
- 保管: 整理した書類は、安全な場所に保管しなきゃいけないよ。火事とか、水漏れとか、万が一のことがあっても大丈夫なようにね。
- 保存期間: すべての書類をずっと保管しておくわけじゃなくて、法律で決められた期間だけ保管しておけばいい書類もあるんだ。
- アクセス制限: 誰でも自由に書類を見れるようにするわけじゃなくて、その書類を見る必要がある人にだけ、アクセスを許可する必要があるよ。
なんで文書類の管理って大事なの？
- 証拠: もし、会社で何かトラブルが起きた時に、これらの書類が証拠になることがあるんだ。
- 業務効率化: 書類が整理されていれば、必要な情報を見つけやすくなって、仕事がスムーズに進むよ。
- 法規制遵守: 会社によっては、法律で定められた書類を保管しなきゃいけない場合もあるんだ。
まとめ
システム監査における文書類の管理って、一見難しそうだけど、要するに、会社の大事な書類をきちんと整理して、安全に保管することなんだね。私たちが学校のテストの結果を大事にするように、会社も大事な書類を大事にする必要があるってこと！
参考Webサイト
- 総務省の文書管理に関する情報: https://www.soumu.go.jp/main_content/000507798.pdf